Cuando un negocio crece —con socios, empleados, alquiler de local, proveedores—, los papeles se multiplican. Lo que de lejos parece «burocracia» es en realidad un calendario: si lo conoces, cada mes sabes qué toca. Esta guía reúne lo esencial para una pyme o un autónomo con empleados, como complemento de nuestra guía de la cuota de autónomos
¿Qué papeles debe tener una pyme siempre al día?
- Facturas emitidas y recibidas, con numeración correlativa y datos obligatorios, ordenadas por fecha.
- Libros contables (en el caso de sociedades: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales; en el de autónomos, libros de registro de ingresos, gastos y bienes de inversión según tu régimen).
- Contratos con empleados, proveedores, clientes y el alquiler del local.
- Documentación laboral: altas en la Seguridad Social, nóminas y recibos de cotización.
- Seguros y licencias de actividad.
Lo básico es tener un sistema simple y constante: una carpeta (física o digital) por año y una rutina semanal de archivar. Conservar los documentos es obligatorio durante un tiempo determinado: en general, la normativa tributaria y la mercantil piden guardar la contabilidad y los justificantes varios años; consúltalo en tu caso concreto.
¿Qué obligaciones fiscales tengo cada mes y cada trimestre?
Si tienes empleados o pagas alquileres, además del IVA y el pago fraccionado de IRPF, presentas modelos de retenciones sobre las nóminas y los alquileres, con periodicidad trimestral para muchas empresas y mensual para otras. Tienes el detalle de los principales en modelos trimestrales del autónomo: 130, 303 y 390. Una agenda con los plazos de cada modelo, que repasas el primer día del mes, evita olvidos.
¿Y las obligaciones con la Seguridad Social?
Los autónomos pagan su cuota mensual (ver cómo se calcula la cuota), y si tienes trabajadores, cotizas por ellos cada mes y presentas las altas, bajas y variaciones dentro de los plazos. Los errores aquí tienen recargos. Mantén un registro de contratos y de las fechas de inicio y fin, y avisa a tu gestoría de cualquier cambio.
¿Qué hay que hacer una vez al año?
Varias cosas. Si eres una sociedad: formular y aprobar las cuentas anuales dentro de los plazos legales, depositarlas en el Registro Mercantil y presentar el Impuesto sobre Sociedades. Si eres autónomo o sociedad, presentas resúmenes anuales (como el 390 del IVA) y, según el caso, los de retenciones, además de tu declaración de la renta si eres persona física. Las fechas dependen del cierre de tu ejercicio: si coincide con el año natural, verás un pico de trabajo entre enero y julio.
¿Cómo organizo mi calendario de fechas?
- Marca los plazos trimestrales (abril, julio, octubre, enero) como eventos recurrentes.
- Pon una alarma una semana antes de cada uno.
- Reserva un día fijo al mes para cerrar facturas y gastos.
- Haz un repaso anual con tu gestor para planificar impuestos antes de que termine el año.
Si necesitas apoyarte en números, nuestra calculadora de punto de equilibrio te ayuda a saber cuánto necesitas facturar para cubrir costes, y las de IVA, añadir y quitar IVA y IVA repercutido y soportado, agilizan las cuentas del día a día.
¿Cuándo contratar a un gestor o asesor?
En cuanto tengas empleados, socios o facturación que supere lo que puedes controlar tú solo. Un buen asesor se paga por sí mismo si evita sanciones y optimiza tu tributación. Pídele que te explique cada documento: no se trata de delegar sin entender, sino de hacerlo con apoyo. Y si estás empezando, vuelve a ¿qué es el RETA y quién debe darse de alta? para repasar tus obligaciones de partida.
Fuentes oficiales: Real Decreto-ley 13/2022 (BOE), Orden PJC/297/2026 (BOE), plazos del modelo 303 (Agencia Tributaria) y la web de la Seguridad Social. Es información general y orientativa: los importes y plazos cambian cada año y cada caso tiene matices; confírmalos con la Seguridad Social, la Agencia Tributaria o un gestor.
